Ситуация знакомая любому, кто хоть раз собирал заявку на торги: пакет документов готов, устав, выписка, лицензии, справки — всё есть. И тут возникает вопрос, на котором спотыкаются даже опытные снабженцы. Закупки в электронной форме и заверение копий документов при помощи ЭЦП (так по старой привычке называют электронную подпись) — можно ли участнику заверить приложенные копии своей собственной подписью, или это должен делать кто-то ещё? Вопрос кажется бытовым, а на деле упирается в целый клубок норм, которые между собой не очень дружат.

Мне этот сюжет достался не из учебника. Однажды пришлось представлять интересы заказчика по жалобе в УФАС — участник, которого отклонили, был уверен, что его права растоптали. И в ходе спора всплыл ровно тот самый вопрос: чем и как заверена копия в электронной заявке. Тема, на первый взгляд, скучная. Но именно на таких мелочах заявки и разваливаются, а споры уезжают в антимонопольную службу и арбитраж. Если вы как раз тот участник, которого отклонили, вот маршрут: как обжаловать отказ в допуске котировочной заявки.

Кто вообще имеет право заверять копии документов?

Давайте сначала отделим эмоции от закона. По общему правилу свидетельствование верности копии — это компетенция нотариуса. Прямо об этом говорит статья 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате: удостоверять верность копий документов и выписок из них — нотариальное действие. К нотариусу приравнены и некоторые другие лица: главы местных администраций и специально уполномоченные должностные лица в населённых пунктах, где нотариуса нет, а за границей — консульские должностные лица. То есть в чистом виде «заверил копию» — это про них.

Но жизнь, как обычно, богаче инструкции. В обычаях делового оборота давно прижилось, что руководитель организации или уполномоченный сотрудник сам свидетельствует верность копии оригиналу: ставит отметку «Копия верна», подпись, должность, дату и печать. И суды, и госорганы такие копии в массе своей принимают. Хотя, скажу честно, суд при желании всегда может потребовать оригиналы на обозрение — и это его право.

Откуда у организации вообще взялась возможность заверять свои копии самостоятельно? Есть любопытный нормативный акт-долгожитель — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Документ родом из другой эпохи, но формально он действует (с поправками, внесёнными в 2003 году). Именно на него удобно опереться, когда кто-то говорит: «а с какой стати вы сами себе копии заверяете?». Берём это положение на вооружение.

Тот самый парадокс: копия — это вообще документ?

А теперь к неприятной интеллектуальной части, из-за которой я в своё время и полез разбираться. Логика такая. Раз руководитель может заверять копии своей рукой и печатью, значит, и своей электронной подписью он может заверить что угодно? Звучит логично. Но если копнуть в понятия, получается забавная штука.

Электронный документ — это информация в электронной форме, подписанная так, что её можно считать самостоятельным документом. А копия по своей природе документом как раз не является: это воспроизведение оригинала, отражение, а не первоисточник. И вот вам вывод, от которого мозг закипает: заверенная копия не может быть электронным документом, потому что копия по определению не документ. А раз так — то и «превратить» её в полноценный электронный документ, заверив своей ЭП, строго говоря, нельзя. Красивый логический тупик, правда? Копию нельзя заверить электронной подписью, потому что заверять там, с точки зрения понятий, нечего.

На бумаге такой ход мысли безупречен. В жизни он немедленно упирается в реальность электронных торгов, где никаких бумажных «копия верна» и мокрых печатей нет в принципе. И вот тут начинается самое интересное.

Что сказал суд — и почему я к этому отношусь скептически?

Наш любимый арбитражный суд однажды взял и заполнил этот пробел собой. Обратите внимание на решение Арбитражного суда города Москвы по делу № А40-73320/12-148-693. Суд, по сути, пришёл к выводу, что заверить выписку, приложенную к заявке, иным способом, кроме как собственной электронной подписью участника, невозможно — и совершенно неважно, что прямой нормы под это нет. Логика простая: раз по-другому в электронной форме никак, значит, так и надо.

Как практик, я к этому отношусь с большим сомнением. С точки зрения буквы закона копии электронной подписью заверять было не предусмотрено, а суд фактически придумал недостающее правило на ходу. Про Указ Верховного Совета в деле, судя по всему, никто и не вспомнил. Получилось по знакомому принципу: «если по-другому нельзя — значит, можно». Для гражданского права это, мягко говоря, необычный подход. Но, положа руку на сердце, именно такие судебные «затыкания дыр» потом и становятся рабочей практикой, с которой всем приходится жить.

Как заверение копий при помощи электронной подписи работает в закупках 2026 года?

Теперь переведём всё на современный язык, потому что за годы правила заметно поменялись, и старыми мерками мерить нельзя. Разберём по-человечески.

Во-первых, терминология. Никаких «ЭЦП» и «электронно-цифровых подписей» в актуальном праве уже нет — это термин из давно отменённого закона. Сегодня всё регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и правильно говорить именно «электронная подпись» (ЭП). Для участия в закупках нужна не любая подпись, а усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Её выдаёт удостоверяющий центр (для организаций и ИП — как правило, удостоверяющий центр ФНС), и именно она приравнивает электронный документ к бумажному с собственноручной подписью.

Во-вторых, сама механика. Государственные и корпоративные закупки идут через Единую информационную систему (ЕИС) и электронные торговые площадки — по Закону № 44-ФЗ (для госзаказчиков) или Закону № 223-ФЗ (для отдельных видов юрлиц). Участник загружает электронные образы документов (сканы) в личном кабинете на площадке и подписывает их своей УКЭП. И вот тут старый парадокс тихо растворяется: подпись участника под электронным образом документа — это и есть современный аналог «копия верна». Отдельно бегать к нотариусу за заверением каждой копии в электронной закупке в общем случае не нужно.

В-третьих, где по-прежнему легко споткнуться. Практический смысл здесь такой: подписать нужно именно то, что требует документация, и именно тем, кто имеет на это право.

  • Проверьте, чья подпись. Документы должен подписывать тот, у кого есть полномочия: руководитель по уставу или лицо по доверенности. Подпись «постороннего» сотрудника — прямой повод отклонить заявку. Какие ещё основания у комиссии законны, а какие нет, я разобрал в статье о том, как законно отклонить котировочную заявку.
  • Сверьте состав заявки с документацией. Читаем не заголовок закупки, а требования к содержанию заявки: какие документы, в каком виде, что именно подписывать — каждый файл отдельно или заявку целиком.
  • Следите за сроком действия сертификата УКЭП. Просроченный или отозванный сертификат превращает подпись в пустое место, а заявку — в недействительную.
  • Оригиналы держите наготове. Электронная форма электронной формой, но заказчик или комиссия при спорной ситуации вправе запросить подтверждение — не дайте застать себя врасплох.
  • Нотариус — там, где он реально нужен. Для отдельных документов и сделок нотариальное удостоверение остаётся обязательным. Электронная подпись его не заменяет.

Отдельный нюанс 2026 года: кто подписывает — директор или сотрудник

Тут нельзя пройти мимо важной свежей детали, о которой в старых спорах и речи не было. Раньше сотрудник по обычной доверенности спокойно подписывал документы своей личной подписью, и все были довольны. Теперь порядок жёстче. Если заявку или документы подписывает не руководитель, а уполномоченный работник или представитель, к его личной электронной подписи, как правило, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронном виде, подписанная УКЭП организации. Без неё подпись представителя часто просто не принимается, и заявка рискует зависнуть на входе.

Смотрим на это трезво: сама по себе УКЭП у сотрудника ещё не даёт ему права подписывать от лица компании. Право даёт связка «подпись физлица плюс действующая МЧД». Поэтому перед подачей полезно проверить не только сертификат, но и то, что доверенность оформлена, загружена и не протухла. Мелочь, из-за которой сильную по существу заявку иногда снимают на ровном месте.

Где способ может не сработать?

Честно предупрежу: даже идеально подписанная заявка не даёт брони от отклонения. Комиссия может придраться к содержанию документов, а не к подписи; документация бывает написана криво и допускает двойное толкование; а обжалование в УФАС — это отдельный забег со своими сроками (жалобу обычно надо успеть подать в течение нескольких дней с момента, как вы узнали о нарушении). Если ждать, что всё само образуется, можно дождаться только пропущенного срока. Поэтому решает не вера в справедливость площадки, а аккуратно собранный и правильно подписанный пакет плюс готовность спорить документами, а не эмоциями.

Короткий FAQ

Можно ли в электронной закупке заверить копии документов своей электронной подписью?
Да. В электронных процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ участник подписывает электронные образы документов своей усиленной квалифицированной ЭП прямо на площадке — это и есть современный аналог заверения. Отдельное нотариальное заверение каждой копии в общем случае не требуется.

Чем «ЭЦП» отличается от «ЭП»?
По сути ничем, кроме названия и закона. «ЭЦП» — устаревший термин из отменённого акта. Сейчас действует 63-ФЗ «Об электронной подписи», и корректно говорить «электронная подпись» (ЭП), а для торгов — «усиленная квалифицированная электронная подпись» (УКЭП).

Нужен ли вообще нотариус для заявки на торги?
Как правило, нет — для самой электронной заявки достаточно УКЭП. Нотариальное удостоверение остаётся там, где его прямо требует закон для конкретного документа или сделки. Электронная подпись такие случаи не отменяет.

Что будет, если подписать заявку «не тем» лицом или просроченной подписью?
Заявку почти наверняка отклонят, а шансы оспорить это в УФАС будут слабыми. Полномочия подписанта и действующий сертификат УКЭП проверяйте до подачи, а не после отклонения.